Die Erfassung eines KFZ im Rahmen der Buchhaltung gehört zu den eher komplizierten Bereichen – sobald man das Prinzip aber einmal verstanden (und angewendet) hat, sollte es kein Problem mehr sein.

Die steuerliche Behandlung von Fahrzeugen ist grundsätzlich dadurch bestimmt, ob ein Fahrzeug zum Privat- oder Betriebsvermögen gehört. Davon abhängig kommen unterschiedliche Methoden und Regelungen zur Anwendung, mit denen die betriebliche Nutzung eines Fahrzeugs als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann.

Fahrtenbuch

Als Nachweis für den betrieblichen/privaten Anteil der Nutzung kommt das sogenannte "Fahrtenbuch" zum Einsatz, das im Rahmen einer Steuerprüfung vorzuweisen ist. Fallweise gelten auch Aufzeichnungen in Form von Kalendereinträgen von Geschäftsterminen (mit Kilometerangaben) und andere ähnliche Aufzeichnungen – informiere dich hier gegebenenfalls.

Privat- oder Betriebsvermögen?

Zunächst muss ermittelt werden, zu welchem Prozentanteil das Fahrzeug betrieblich genutzt wird. Das geschieht mittels eines Fahrtenbuchs oder ähnlichen Aufzeichnungen. Vom Anteil der betrieblichen Nutzung hängt ab, ob ein Fahrzeug dem Privat- oder Betriebsvermögen zuzurechnen ist und mittels welcher Methode die Fahrzeugkosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können.

0 – 50% betriebliche Nutzung – Privatvermögen

Das Fahrzeug wird dem Privatvermögen zugerechnet. Als Betriebsausgabe können entweder das Kilometergeld oder die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

50 – 100% betriebliche Nutzung – Betriebsvermögen

Das Fahrzeug wird dem Betriebsvermögen zugerechnet, es muss im Anlageverzeichnis erfasst werden. Als Betriebsausgaben sind nur die tatsächliche Kosten zu erfassen (kein Kilometergeld).

Kilometergeld vs. tatsächliche Kosten

Abhängig vom Ausmaß der betrieblichen Nutzung eines Fahrzeugs, stehen zwei verschiedene Methoden zur Verfügung, mittels derer du Fahrzeugkosten als Betriebsausgabe geltend machen kannst.

Kilometergeld

Das Kilometergeld deckt alle möglichen KFZ-Kosten pauschal ab. Verrechnet wird es für die Anzahl der betrieblich gefahrenen Kilometer.

Detaillierte Informationen zum Kilometergeld und eine Buchungsanleitung findest du im Blogeintrag Wie buche ich Kilometergeld.

Tatsächliche Kosten

Die tatsächlichen Kosten, die bei der Nutzung eines Fahrzeugs anfallen (Treibstoff, Versicherung, Service etc.) können im Ausmaß der betrieblichen Nutzung als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Weil die Prozentanteile der betrieblichen/privaten Nutzung oft erst mit Jahresende feststehen – da sie über ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden – können die tatsächlichen Kosten während des Jahres zunächst in voller Höhe als Ausgabe gebucht werden (d.h. mit einem betrieblichen Anteil von 100%). Stehen am Jahresende nach Auswertung des Fahrtenbuchs die Prozentanteile der betrieblichen/privaten Nutzung fest, dann wird der private Anteil mit einer entsprechenden Einnahme gegengebucht.

Steht der Prozentanteil der betrieblichen Nutzung bereits während des Jahres fest (weil er z.B. aus dem Vorjahr abgeleitet wird), dann können die tatsächlichen Kosten bereits während des Jahres mit dem entsprechenden betrieblichen Anteil erfasst werden. Eine Gegenbuchung des Privatanteils ist in diesem Fall natürlich nicht notwendig.

Detaillierte Informationen zu tatsächlichen Kosten und eine Buchungsanleitung findest du im Blogeintrag Wie buche ich tatsächliche KFZ-Kosten.

Fahrzeug im Betriebsvermögen

Wenn du dein Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich nutzt, dann wird es notwendigerweise deinem Betriebsvermögen zugeschrieben. Du musst es im Anlagenverzeichnis erfassen und kannst die jährliche Abschreibung für Abnutzung (AfA) als Betriebsausgabe geltend machen.

Detaillierte Informationen dazu findest du im Blogeintrag Wie buche ich KFZ im Anlagevermögen.

Blog–Einträge zu KFZ–Kosten

• Neue Steuerkonten für KFZ
• KFZ–Kosten
• Wie buche ich Kilometergeld
• Wie buche ich tatsächliche KFZ–Kosten
• Wie buche ich KFZ im Anlagevermögen

Hinweis & Feedback

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