Wie buche ich tatsächliche KFZ-Kosten

Eine kurze Anleitung, wie laufende KFZ-Kosten und Privatanteile für Fahrzeuge gebucht werden können und wie sie (im Fall von vorsteuerabzugsfähigen Fiskal-LKW) in die Umsatzsteuervoranmeldung fließen.

Tatsächliche KFZ-Kosten sind alle laufenden Kosten eines Fahrzeugs: Treibstoff, Versicherung, Service, Parkgebühren etc.

Wann können tatsächliche KFZ-Kosten geltend gemacht werden?

Tatsächliche KFZ-Kosten können für alle Fahrzeuge angesetzt werden, die betrieblich genutzt werden. Beachte, dass du den Prozentanteil der betrieblichen Nutzung nachweisen musst (z.B. durch Aufzeichnung der betrieblich gefahrenen Wegstrecken). Weitere Informationen dazu findest du im Blogeintrag KFZ-Kosten.

Hinweis: Für Fahrzeuge, die zu weniger als 50% betrieblich genutzt werden, kann als Alternative zu den tatsächlichen Kosten auch Kilometergeld geltend gemacht werden. Bei Fahrzeugen, die mehr als 50% betrieblich genutzt werden, können ausschließlich tatsächliche Kosten geltend gemacht werden.

Private vs. betriebliche Anteile

Die tatsächlichen Kosten, die bei der Nutzung eines Fahrzeugs anfallen (Treibstoff, Versicherung, Service etc.) können nur im Ausmaß der betrieblichen Nutzung als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Weil die Prozentanteile der betrieblichen/privaten Nutzung oft erst mit Jahresende feststehen – da sie über ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden – können die tatsächlichen Kosten während des Jahres zunächst in voller Höhe als Ausgabe gebucht werden (d.h. mit einem betrieblichen Anteil von 100%). Stehen am Jahresende nach Auswertung des Fahrtenbuchs die Prozentanteile der betrieblichen/privaten Nutzung fest, dann wird der private Anteil mit einer entsprechenden Einnahme gegengebucht.

Steht der Prozentanteil der betrieblichen Nutzung bereits während des Jahres fest (weil er z.B. aus dem Vorjahr abgeleitet wird), dann können die tatsächlichen Kosten bereits während des Jahres mit dem entsprechenden betrieblichen Anteil erfasst werden. Eine Gegenbuchung des Privatanteils ist in diesem Fall natürlich nicht notwendig.

Zu beiden Szenarien findest du weiter unten Buchungsbeispiele.

Vorsteuer bei KFZ-Kosten

Bei KFZ-Kosten gibt es in Österreich grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug. Eine Ausnahme bilden hier lediglich sogenannte Fiskal-LKW (Kastenwagen, Kleinbus etc.).

Aus diesem Grund ist bei Buchungen von KFZ-Kosten der "BA USt." auf "0" gesetzt. In Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer (wie z.B. bei Tankrechnungen) kann bei Buchungen zwar angegeben werden, fließt deswegen aber nicht in die Umsatzsteuervoranmeldung.

Sollte dein betrieblich genutztes Fahrzeug ein Fiskal-LKW sein, der zum Vorsteuerabzug zugelassen ist, dann benutze zur Buchung das Steuerkonto "KFZ-Kosten (Fiskal-LKW)". Mit diesem Steuerkonto fließt die Umsatzsteuer dann in deine Umsatzsteuervoranmeldung und du kannst sie als Vorsteuer geltend machen. Informationen dazu findest du auch weiter unten beim Buchungsbeispiel "Fiskal-LKW".

Wie buche ich tatsächliche KFZ-Kosten?

Zur Buchung von laufenden KFZ-Kosten wählst du das Steuerkonto "KFZ-Kosten". Falls du KFZ-Kosten für verschiedene Fahrzeugtypen geltend machst, dann kannst du die verschiedenen Buchungen zusätzlich mit Tags versehen (z.B. "PKW" für die Buchung von KFZ-Kosten für deinen PKW).

Beispiel 1: Laufende KFZ-Kosten, Anteile bekannt

Folgende Abbildung zeigt eine Buchung von laufenden Fahrzeugkosten (Tankrechnung) während des Jahres. Wir nehmen bei diesem Beispiel an, dass die betrieblichen/privaten Nutzungsanteile bereits während des Jahres feststehen, da sie z.B. folgendermaßen aus dem Vorjahr abgeleitet wurden:

betrieblicher Nutzungsanteil: 60%
privater Nutzungsanteil: 40%

Du kannst somit bei allen Buchungen von KFZ-Kosten den BA Betrag mit 60% angeben. Damit wird der 40% Privatanteil von vornherein herausgerechnet und du musst ihn nicht am Ende des Jahres gegenbuchen.

Beispiel 2: Laufende KFZ-Kosten, Anteile unbekannt (Gegenbuchung von Privatanteilen am Jahresende)

Folgende Abbildung zeigt eine Buchung von laufenden Fahrzeugkosten während des Jahres. Wir nehmen bei diesem Beispiel an, dass die betrieblichen/privaten Nutzungsanteile noch nicht feststehen, da das Fahrtenbuch erst am Ende des Jahres ausgewertet wird.

Deswegen werden diese Kosten zunächst mit einem betrieblichen Anteil (BA Betrag) von 100% erfasst. Achte bei dieser Vorgehensweise darauf, dass du den BA Betrag bei allen Buchungen von KFZ-Kosten mit 100% angibst.

Stehen am Jahresende nach Auswertung des Fahrtenbuchs dann die tatsächlichen Nutzungsanteile fest, so muss der Privatanteil als Einnahme gegengebucht werden (siehe nächster Schritt).

Privatanteile gegenbuchen

Wir nehmen an, dass die Auswertung des Fahrtenbuchs einen privaten Nutzungsanteil von 40% ergeben hat. Das bedeutet, dass allen KFZ-Kosten, die während des Jahres mit 100% betrieblichem Anteil als Ausgaben geltend gemacht wurden, der ermittelte Privatanteil von 40% als Einnahme gegenübergestellt werden muss.

Dafür benötigst du zunächst die Gesamtsumme aller Buchungen von KFZ-Kosten. Du findest sie am einfachsten, indem du eine Buchungsabfrage des Steuerkontos "KFZ-Kosten" machst.

Vergewissere dich, dass tatsächlich alle Buchungen von KFZ-Kosten einen BA Betrag von 100% aufweisen.

Die KFZ-Kosten des gesamten Jahres machen bei diesem Beispiel einen BA Betrag von 900,00 € aus – die 40% Privatanteil entsprechen demnach 360,00 €. Diesen Betrag buchst du nun mit dem Steuerkonto "Privatanteil KFZ-Kosten" als Einnahme. Wenn du diese Einnahme nicht auf dein Geschäftskonto einzahlst – also kein Geld fließt – dann verwendest du das Zahlungsmittelkonto "Buchungen ohne Zahlungsvorgang".

Beispiel 3: Fiskal-LKW

Die folgende Abbildung zeigt die Buchung von KFZ-Kosten für einen Fiskal-LKW, für den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Sie unterscheidet sich von oben stehenden Buchungsbeispielen lediglich durch die Verwendung eines anderen Steuerkontos – welches die Umsatzsteuer in die Voranmeldung fließen lässt.

Der Einfachheit halber nehmen wir bei diesem Beispiel an, dass die betrieblichen/privaten Nutzungsanteile bereits während des Jahres feststehen (wie in Beispiel 1):

betrieblicher Nutzungsanteil: 60%
privater Nutzungsanteil: 40%

Damit können diese KFZ-Kosten schon während des Jahres mit einem BA USt. von 60% und einem BA Betrag von 60% erfasst werden. Sollten in deinem Fall die Nutzungsanteile erst nach Auswertung des Fahrtenbuchs am Jahresende feststehen, dann musst du ähnlich wie in Beispiel 2 vorgehen und Privatanteile gegenbuchen (siehe Beispiel 4).

Beispiel 4: Privatanteile bei Fiskal-LKW am Jahresende gegenbuchen

Wir nehmen in diesem Beispiel an, dass die betrieblichen/privaten Nutzungsanteile deines Fiskal-LKW erst nach der Auswertung des Fahrtenbuchs am Jahresende feststehen. Deswegen hast du – ähnlich wie in Beispiel 2 – das ganze Jahr über deine laufenden Kosten mit dem Steuerkonto "KFZ-Kosten (Fiskal-LKW)" erfasst, wobei du immer einen BA Betrag von 100% angegeben hast. Wenn nun die Auswertung des Fahrtenbuchs einen privaten Nutzungsanteil von 40% ergeben hat, musst du allen KFZ-Kosten für Fiskal-LKW, die während des Jahres mit 100% betrieblichem Anteil als Ausgaben geltend gemacht wurden, den ermittelten Privatanteil von 40% als Einnahme gegenüberstellen.

Da im Gegensatz zu normalen KFZ-Kosten die KFZ-Kosten von Fiskal-LKW vorsteuerabzugsfähig sind, musst du bei der Gegenbuchung der Privatanteile die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze der Buchungen berücksichtigen.

Dafür benötigst du zunächst die Gesamtsumme aller Buchungen von KFZ-Kosten (Fiskal-LKW), sowie deren Umsatzsteuersätze. Am einfachsten erhältst du diese, indem eine Buchungsabfrage des Steuerkontos "KFZ-Kosten (Fiskal-LKW)" erstellst. Klappe dort im Modul Einnahmen/Ausgaben die Zeile mit Ausgaben auf. Damit erhältst du eine Aufschlüsselung nach Umsatzsteuersätzen.

Bevor du mit der Berechnung der Privatanteile fortfährst vergewissere dich, dass tatsächlich alle Buchungen von KFZ-Kosten einen BA Betrag von 100% aufweisen.

Du musst nun für die 2 Ausgabenzeilen mit 10% und 20% Umsatzsteuer den 40% Privatanteil des Nettobetrags und der Umsatzsteuer berechnen:

mit 20% USt.: 40% von 840,00 € netto ergeben 336,00 € und 67,20 € Umsatzsteuer
mit 10% USt.: 40% von 100,00 € netto ergeben 40,00 € und 4,00 €Umsatzsteuer

Die Ausgaben mit 0% Umsatzsteuer sind nicht steuerbar und müssen deswegen nicht berücksichtigt werden.

Im letzten Schritt buchst du die eben ausgerechneten Privatanteile. Wähle dazu bei der Buchung das Steuerkonto "Privatanteil KFZ-Kosten (Fiskal-LKW)" und übertrage die ermittelten Werte in 2 Buchungszeilen:

KFZ-Kosten in der Umsatzsteuervoranmeldung

Normale KFZ-Kosten sind nicht vorsteuerabzugsfähig und scheinen daher in der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) auch nicht auf.
KFZ-Kosten für Fiskal-LKW sind vorsteuerabzugsfähig und fließen in die Kennzahl 060.
Die Privatanteile von KFZ-Kosten fließen in die Kennzahl 001.
Bei Fiskal-LKW fließt die, in den Privatanteilen enthaltene Umsatzsteuer, zusätzlich in die Kennzahlen 022 und 029.

Blog–Einträge zu KFZ–Kosten

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