Datenschutz

Personenbezogene Daten sind Informationen über Betroffene, deren Identität bestimmt oder zumindest bestimmbar ist. Darunter fallen etwa Ihr Name, Ihre Adresse oder Ihre E-Mail-Adresse.

Registrierungsdaten: Wenn Sie sich über die Website registrieren, erfassen wir von Ihnen die angegebenen Informationen — Benutzername, E-Mail-Adresse, individuelle Subdomain bei bookamat.com, Passwort (wobei wir Ihr Passwort nicht kennen). Die Angabe einer Telefonnummer zu Feedback- und Supportzwecken ist optional möglich und kann dazu verwendet werden, Sie diesbezüglich zu kontaktieren. Die Verarbeitung dieser Daten dient der Bereitstellung eines Accounts und somit zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Wir speichern Ihre Daten solange Sie über eine aufrechte Registrierung verfügen bzw. Sie uns zur Löschung auffordern, maximal jedoch für 3 Jahre nach der letzten Nutzung der Registrierung. Eine längere Speicherung erfolgt nur aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Bestell- und Softwarenutzungsdaten: Wenn Sie über die Website eine bookamat Software erwerben, verarbeiten wir zusätzlich den Namen, Anschrift, Information über Art und Inhalt des Vertragsverhältnisses und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Verarbeitung dieser Daten dient der Abwicklung des Vertrags zur Bereitstellung der Software und somit zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO. Um die bookamat Software laufend zu verbessern und weiterzuentwickeln, werden zudem alle Datensätze, die Sie verarbeiten, rein quantitativ ausgewertet (z.B. Anzahl an Buchungen, verwendete Steuerkonten, erstellte Anlagen etc.). Dabei wird jedoch nicht auf die Inhalte Ihrer Datensätze zugegriffen. Die Verarbeitung dieser Daten basiert auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO iVm § 165 Abs 3 TKG.

Sofern Sie mit uns ein Vertragsverhältnis eingehen, unterliegen wir zwingenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insb § 190, 212 UGB) und steuerrechtlichen Vorgaben (insb § 132 BAO). Daher löschen wir die dafür erforderlichen Daten nach Ablauf von 7 Jahren. Ihre Daten im Zusammenhang mit einer Betroffenenanfrage zur Geltendmachung Ihrer Rechte speichern wir für 18 Monate. Darüber hinaus erfolgt im Einzelfall eine längere Aufbewahrung bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. eines Rechtsstreits bzw. bis zum Ablauf der Gewährleistungs- und Garantiefristen sowie der Verjährungsfristen für den Fall der Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen.

Kontaktdaten: Wenn Sie uns über die auf der Website angegebenen E-Mail-Adressen kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie den Inhalt Ihrer E-Mail zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung dieser Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO iVm § 165 Abs 3 TKG. Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erfragen, erfolgt die Verarbeitung der angegebenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Wir speichern Ihre Daten zur Erledigung Ihrer Anfrage für eine Dauer 12 Monaten, damit wir auf Folgefragen angemessen reagieren können. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn es im Nachgang zum Erwerb einer bookamat Software kommt oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Technische Daten: Weiters erfassen wir folgende Server-Log-Files: verwendetes Betriebssystem, Browsertyp, Browserversion, Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite), Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse), Uhrzeit der Serveranfrage. Diese Daten sind anonym und können keinem Benutzer bzw. keiner Person zugeordnet werden. Bei jeder Nutzung unserer Website erheben wir diese Daten, die unsere Website automatisch übermittelt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen und Ihnen die Nutzung zu ermöglichen. Zudem dienen die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Die Verarbeitung dieser Daten basiert auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO iVm § 165 Abs 3 TKG.

Wir speichern Ihre Daten als Server-Log-Files solange Sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, längstens 14 Tage.

Newsletter: Sofern Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm § 174 TKG durch Ankreuzen einer Checkbox erteilt haben, verwenden wir Ihre bekanntgegebenen personenbezogenen Daten (E-Mail-Adresse) für folgende Direktmarketinginteressen:

Zur Zusendung von Marketing- und Produktinformationen in Zusammenhang mit unserer bookamat Software.

Sie können Ihre Einwilligung für einzelne oder alle Zwecke jederzeit durch Kontaktaufnahme mit uns (z.B. Betätigung des Abmeldelinks im E-Mail-Footer, per E-Mail an , innerhalb Ihres elektronischen Zugangs zur bookamat Software in den diesbezüglichen Einstellungen etc.) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, löschen wir Ihre hierfür erhobenen personenbezogenen Daten umgehend aus unserem Newsletter-Verteiler.

Kontaktaufnahme zu Supportzwecken (E-Mail): Sofern Sie sich für die Hilfe unsererseits während der Testphase sowie für Ankündigungen zur eingesetzten Software (z.B. Updates, Wartungsarbeiten, neue Funktionen etc.) via Klick auf die Kästchen im Rahmen der Registrierung bzw. mittels Einstellungen innerhalb Ihres elektronischen Zugangs zur bookamat Software angemeldet haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (E-Mail) auf Basis unserer vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie aufgrund Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm § 165 Abs 3 TKG (Supportdienstleistungen). Sofern Sie diese Kontaktaufnahmen nicht mehr wünschen, können Sie sich jederzeit innerhalb Ihres elektronischen Zugangs zur bookamat Software abmelden. Diese Kontaktaufnahme erfolgt jedoch nicht zu Werbezwecken. Wir übermitteln Ihnen nur dann Newsletter, wenn Sie auch entsprechend Pkt 3.5 Ihre Einwilligung erteilt haben.

Kontaktaufnahme zur Erfassung von Feedback (Telefonnummer): Im Rahmen der Testphase bieten wir die Möglichkeit, Feedback telefonisch mitzuteilen. Dazu werden Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer zum Zwecke der Kontaktaufnahme verarbeitet. Hierfür verwenden wir SavvyCal (SavvyCal, Inc., 5123 West 98th Street, Suite 1025, Minneapolis, MN 55437, United States), Service zur Terminvereinbarung, als Auftragsverarbeiter.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf der Website von SavvyCal.

Sofern Sie sich für die Möglichkeit der telefonischen Erteilung von Feedback während der Testphase via SavvyCal angemeldet haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer freiwilligen Einwilligung nach Art 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm § 165 Abs 3 TKG.

Die Verarbeitung erfolgt auch außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), nämlich in den USA. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission. Ihre freiwillige ausdrückliche Einwilligung gilt auch für den Transfer Ihrer Daten in die USA.

Sofern eine selbst vereinbarte Kontaktaufnahme nicht mehr wünschen, können Sie sich jederzeit über den gleichlautenden Link im E-Mail der Bestätigung Ihrer Anmeldung von SavvyCal abmelden. Wir speichern Ihre Daten, solange Sie die erteilte freiwillige Einwilligung nicht widerrufen bzw. solange die Testphase aufrecht ist.

Die Daten, die bei Ihrem Besuch unserer Webseite anfallen, erheben wir automatisiert. Ansonsten erheben wir die Daten nur auf Grund Ihrer Eingaben auf unserer Webseite (das gilt insbesondere für die genannten Bestell- und Registrierungsdaten).

Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auch von unseren Dienstleistern (Auftragsverarbeitern) verarbeitet. Diese Auftragsverarbeiter sind insbesondere IT-Dienstleister, Anbieter von Datenhosting Services und Serverlösungen, Anbieter von Tools und Softwarelösungen, IT-Wartungsdienste und weitere Anbieter ähnlicher Dienste. Alle unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten nur in unserem Auftrag und auf Basis unserer Weisungen für unsere oben dargestellten Zwecke.

Außerdem übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger:

• an externe Dritte im erforderlichen Ausmaß auf Basis unserer berechtigten Interessen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Versicherungen im Versicherungsfall, Rechtsvertreter im Anlassfall, etc.);
• an Behörden und sonstige öffentliche Stellen im gesetzlich verpflichtenden Ausmaß (z.B. Finanz.B.ehörden, Gerichte, etc.);
• an externe Dritte im erforderlichen Ausmaß zum Zweck der steuerlichen Beratung und Erstellung von Meldungen sowie Abschlüssen für das Finanzamt auf Basis Ihrer freiwilligen und widerrufbaren Einwilligung (z.B. Steuerberater, Buchhalter, Wirtschaftsprüfer).

Eine Weitergabe Ihrer Daten ohne Ihre Einwilligung an Dritte für deren eigene Zwecke erfolgt nicht.

Was sind Cookies und wieso verwendet bookamat Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner vorübergehend abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Mit Hilfe der Cookies kann die Website wichtige Daten speichern.

Auf der Webseite (und dort nur bei Registrierung und Login) verwendet bookamat ausschließlich technisch notwendige Cookies zum Zweck der Datensicherheit und Missbrauchsverhinderung.

Innerhalb der Applikation – also nach einem Login – verwendet bookamat ebenfalls technisch notwendige Cookies, um Ihnen eine einwandfreie Nutzung der Applikation zu ermöglichen. Diese Cookies sorgen z.B. dafür, dass in gewissen Kontexten Ihre zuletzt getätigten Aktionen gespeichert werden, sodass Sie bookamat effizienter nutzen können. Die Datenverarbeitung ist zum Zweck der Datensicherheit und Missbrauchsverhinderung erforderlich und erfolgt somit aufgrund unserer berechtigter Interessen nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO iVm § 165 Abs 3 TKG.

Sie können das Speichern von Cookies verhindern, indem Sie die betreffenden Einstellungen in Ihrem Browser treffen. Diesfalls kann die volle Funktionsfähigkeit von bookamat jedoch nicht garantiert werden.

bookamat verwendet ausschließlich eigene Cookies und keine Cookies von Drittanbietern.

Welche Tools verwendet bookamat?

Fathom Analytics

Wir möchten so wenig personenbezogene Daten wie möglich verarbeiten, wenn Sie unsere Website nutzen. Aus diesem Grund haben wir uns für Fathom Analytics (Conva Ventures Inc., BOX 37058 Millstream PO, Victoria, British Columbia, V9B 0E8, Kanada) als Auftragsverarbeiter entschieden, der keine Cookies verwendet und mit der DSGVO konform ist. Bei der Verwendung dieser datenschutzfreundlichen Website-Analysesoftware wird Ihre IP-Adresse nur kurzzeitig verarbeitet, und wir (als Betreiber dieser Website) haben keine Möglichkeit, Sie zu identifizieren. Gemäß DSGVO werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert.

Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Website von Fathom Analytics.

Wir verwenden diese Software, um die Nutzung unserer Website auf möglichst datenschutzfreundliche Weise zu verstehen, damit wir unsere Website und unser Angebot problemlos anbieten und kontinuierlich sicherer machen können. Die Verwendung dieser Software dient somit dem Zweck der Datensicherheit und einwandfreien Nutzung unserer Website sowie Applikation. Die Nutzung dieser Software erfolgt aufgrund unserer berechtigten Interessen nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO iVm § 165 Abs 3 TKG.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet zudem durch eine sog. „EU-Isolation“ ausschließlich in Europa und in EU-Rechenzentren statt. Nähere Details dazu finden Sie hier. Des Weiteren besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission für Kanada.

Die personenbezogenen Daten werden längstens für einen Zeitraum von 24 Stunden gespeichert.

Postmark

Um Ihnen eine einfache Möglichkeit anzubieten, Dateien an Ihren bookamat-Account zu übermitteln, nutzen wir den Service Postmark (AC PM LLC; 1 N Dearborn St FL 5, Chicago, IL 60602, USA). Sie können in Ihrem Account ganz einfach eine automatisch generierte Upload-E-Mail aktivieren. An diese können Sie bequem per Smartphone oder Laptop wichtige Dokumente übermitteln. Die Dokumente werden dadurch direkt in Ihren bookamat-Account übernommen. Postmark verarbeitet dabei die E-Mail und IP-Adresse des Senders sowie den Inhalt der Nachricht.

Wir setzen diese Anwendung nur ein, wenn Sie den Service aktivieren. Kommt es durch die Nutzung von Postmark zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem hochgeladenen Dokument, so erfolgt dies aufgrund unserer vertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihnen gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Für die Verarbeitung von personenbezogene Daten Dritter – etwa von Ihren Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern oder anderen – sind wir als Ihr Auftragsverarbeiter iSd Art 4 Z 8 DSGVO tätig. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit für die Verwendung des Tools liegt in diesem Fall bei Ihnen. Näheres finden Sie in unserer Auftragsverarbeitervereinbarung.

AC PM LLC ist für das Data Privacy Framework zwischen den USA und der EU selbstzertifiziert. Eine Datenübertragung in die USA als Drittland ist daher aufgrund des Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zulässig.

Postmark verarbeitet die Daten nur für die Dauer der Übertragung und legt kein eigenes Back-Up der Uploads an.

KI-Tool "Analyse"

Als innovatives Unternehmen wollen wir unseren Kunde auch die Vorteile von künstlicher Intelligenz bieten. Mit unserem KI-Tool können Sie ganz einfach hochgeladene Inhalte in Ihrem bookamat-Account analysieren und damit wichtige Informationen, wie etwa Rechnungsnummer, Kundennamen, UID-Nummern, Beträge, Reverse Charge Infomationen usw, auslesen. Diese Informationen stehen Ihnen im Anschluss für die Erstellungen Ihrer Buchungen zur Verfügung. Das KI-Tool verarbeitet dabei Ihre Analyseeingabe sowie den Inhalt des ausgewählten Dokuments.

Für die Anwendung nutzen wir den Service von Microsoft Azure (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA). Ihre Eingaben und bereitgestellten Inhalte werden dabei durch ein Large-Language-Model (LLM) verarbeitet – die Daten werden allerdings nicht für das Training des LLM oder andere Zwecke von Microsoft weiterverwertet.

Dateien in Ihrem bookamat-Account werden nur dann von der KI-Lösung des Drittabieters verarbeitet, wenn Sie den Service aktiv nutzen. Kommt es durch die KI-Analyse zur Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten, so erfolgt dies aufgrund unserer vertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihnen gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Für die Verarbeitung von personenbezogene Daten Dritter – etwa von Ihren Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern oder anderen – sind wir als Ihr Auftragsverarbeiter iSd Art 4 Z 8 DSGVO tätig. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit für die Verwendung des Tools liegt in diesem Fall bei Ihnen. Näheres finden Sie in unserer Auftragsverarbeitervereinbarung.

Microsoft Corporation ist für das Data Privacy Framework zwischen den USA und der EU selbstzertifiziert. Eine Datenübertragung in die USA als Drittland ist daher aufgrund des Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zulässig.

Die Ergebnisse der KI-Analyse können von Ihnen gespeichert werden, und sind bis zu Ihrer aktiven Löschung durch Sie oder bis zum Ende Ihrer Geschäftsbeziehung mit bookamat verfügbar.

bookamat trifft angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen im Sinne des Art 32 DSGVO, um die personenbezogenen Daten der Nutzer gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Löschung, Veränderung oder gegen Verlust und gegen unberechtigte Weitergabe oder unberechtigten Zugriff zu schützen.

Folgende Maßnahmen zur Sicherung Ihrer Daten sowie zum sicheren Umgang mit der bookamat Software wurden von unserer Seite getroffen:

• bookamat gewährleistet optimalen Schutz gegen CSRF (Cross Site Request Forgery).
• bookamat ist ausschließlich über eine sichere, zertifizierte Datenverbindung (https) erreichbar.
• Unser Server befindet sich in einem zertifiziertem Rechenzentrum und ist — im Gegensatz zur überwiegenden Anzahl an Privatcomputern — für sämtliche Sicherheitsaspekte optimiert und wird ständig überwacht.
• Es gibt ein tägliches Backup aller Inhalte und Daten, die Sie bei bookamat eingegeben haben.

Für folgende Sicherheitsaspekte sind Sie als Benutzer selbst verantwortlich:

• Verwendung eines sicheren Passworts
• Verwendung eines anonymen Benutzernamens, der keinen Rückschluss auf Ihre Person zulässt und den Sie nicht auf anderen Webseiten verwenden
• Verwendung einer E-Mail-Adresse, die keinen Rückschluss auf Ihre Person zulässt
• Sichere Aufbewahrung Ihrer Zugangsdaten

bookamat verwendet mit HTTPS ein sicheres Internet-Protokoll zur Übertragung im Internet. Die von Ihnen im Browser eingegeben Daten können so bei der Übertragung auf den bookamat-Server nicht abgehört, ausgelesen oder verändert werden.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur solange, als sie zur Erfüllung unserer Verpflichtungen Ihnen gegenüber notwendig sind. Aus Gründen der uns treffenden Aufbewahrungspflichten speichern wir Ihre im Zusammenhang mit Bestellungen und Registrierungen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten jedoch in der Regel zwei bzw. sieben Jahre nach Vertragserfüllung.

Wenn Sie eine Testversion der bookamat Software nutzen, die Sie nicht in ein bezahltes Kundenkonto umwandeln, werden Ihre personenbezogenen Daten 7 Tage nach Ablauf der Testphase gelöscht.

Sie haben das Recht Informationen auf klare, transparente und leicht verständliche Art und Weise darüber zu erhalten, wie wir die personenbezogenen Daten verarbeiten sowie über Ihre Rechte als Betroffener (Art 13 ff DSGVO):

Daher haben Sie ein Recht auf Auskunft über die von uns über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten und Löschung Ihrer Daten ("Recht auf Vergessenwerden"). Sie haben ein Recht auf Mitteilung im Zusammenhang mit der Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen ("Datenübertragbarkeit"). Sie können außerdem ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Zustimmung basiert. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durchgeführten Datenverarbeitung bleibt aufgrund der bis dato gültigen Einwilligung unberührt.

Ihr Widerspruchsrecht

Sie können als Betroffener jederzeit der Verwendung Ihrer Daten widersprechen, wenn die Verarbeitung Zwecken des Direktmarketings dient.

Soweit wir Ihre Daten zu berechtigten Zwecken verarbeiten, haben Sie zusätzlich das Recht jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben.

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die Datenschutz.B.ehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutz.B.ehörde ist die Österreichische Datenschutz.B.ehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien (www.dsb.gv.at).

Bevor Sie eine Beschwerde bei der Datenschutz.B.ehörde einreichen oder bei der Ausübung Ihrer oder sonstigen Fragen wenden Sie sich bitte an uns:

bookamat OG
Franzengasse 25/15, 1050 Wien
E-Mail:

Damit wir Ihre Anfrage zu Ihren oben genannten Rechten bearbeiten können und um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an unberechtigte Dritte herausgegeben werden, richten Sie bitte die Anfrage unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person sowie mit kurzer Beschreibung über den Umfang der Ausübung Ihrer oben aufgelisteten Betroffenenrechte.

Im Zuge der Weiterentwicklung des Internets wird bookamat auch seine Datenschutzhinweise laufend anpassen. Änderungen wird bookamat auf dieser Website rechtzeitig bekannt geben. Daher sollte der Nutzer diese Datenschutzhinweise regelmäßig aufrufen, um sich über den aktuellen Stand zu informieren.