Häufig gestellte Fragen

bookamat verwendet durchgängig das Prinzip der Ist-Besteuerung – und zwar nicht nur für Einnahmen (wo das im Falle der Ist-Besteuerung zwingend vorgesehen ist), sondern auch für Ausgaben (die rein theoretisch auch bei der Ist-Besteuerung nach dem Prinzip der Sollbesteuerung behandelt werden). Das bedeutet, dass wir sämtliche Einnahmen und Ausgaben aufgrund ihres Zahlungszeitpunktes weiterverarbeiten (und nicht aufgrund von Rechnungsdatum bzw. Liefer- oder Leistungsdatum). Wir haben uns dazu entschieden, weil es verständlicher und durchgängiger ist, als zwei Methoden zu vermischen.

Informationen dazu finden sich in den Blogeinträgen Soll- und Ist-Besteuerung und Durchgängiges Prinzip der Ist-Besteuerung.

Nicht notwendigerweise, wobei das vor allem vom Wissen und der Erfahrung sowie dem Wunsch nach individueller Betreuung des einzelnen Benutzers abhängt.

Eine Person, die sich mit steuerrechtlichen und buchhalterischen Fragen beschäftigt und auskennt, ist auch ohne bookamat unabhängig von einem Steuerberater bzw. Buchhalter.

bookamat kann das indiviudelle Betreuungsverhältnis bzw. das komplette Leistungsspektrum, das mit der Beauftragung eines Buchhalters bzw. Steuerberaters einhergeht, natürlich nicht vollständig ersetzen.

Aus eigener Erfahrung raten wir dazu, in steuerrechtlichen und buchhalterischen Fragen einen Steuerberater bzw. Buchhalter zu konsultieren – z.B. bei der jährlichen Erklärung der Einkommenssteuer. bookamat kann hier jedenfalls die Kommunikation vereinfachen und Kosten senken.

bookamat ist nicht dazu befugt, verbindliche Auskünfte in steuerrechtlichen bzw. buchhalterischen Fragen zu erteilen – alle Angaben, die wir hierzu machen sind demnach ohne Gewähr und die Haftung dafür ist ausgeschlossen.

Wir sind bestrebt, bookamat laufend weiter zu entwickeln und zu verbessern. Deswegen ist es wichtig, unseren Benutzern aktuelle Updates kommunizieren zu können.

Wir informieren dich zu gegeben Zeitpunkten mittels Blogeinträgen, Veröffentlichungen in den Releases, via Facebook und Twitter und in unregelmäßigen Abständen per Newsletter.

Als Benutzer von bookamat bist du dazu verpflichtet, uns über irgendeinen der genannten Kanäle zu folgen. Das stellt sicher, dass wir dir Neuerungen mitteilen können – und du darauf reagieren kannst.

Und generell gilt: Falls du Fragen oder Anmerkungen hast, Features vermisst oder Fälle deines unternehmerischen Alltags nicht verbuchen kannst, dann wende dich bitte unter an uns.

Wir bemühen uns, deine Fragen so schnell wie möglich per E-Mail zu beantworten.

Telefonischen Support können wir derzeit nicht anbieten.

Auf jeden Fall wesentlich sicherer als auf deinem privaten Computer.

Die Sicherheit deiner Daten hat oberste Priorität für uns. Folgende Maßnahmen zur Sicherung deiner Daten sowie zum sicheren Umgang mit bookamat wurden von unserer Seite getroffen:

• bookamat gewährleistet optimalen Schutz gegen CSRF (Cross Site Request Forgery).
• bookamat ist ausschließlich über eine sichere, zertifizierte Datenverbindung (https) erreichbar.
• Unser Server ist — im Gegensatz zur überwiegenden Anzahl an Privatcomputern — für sämtliche Sicherheitsaspekte optimiert und wird ständig überwacht.
• Es gibt ein tägliches Backup aller Inhalte und Daten, die du bei bookamat eingegeben hast.

Für folgende Sicherheitsaspekte bist du als Benutzer selbst verantwortlich:

• Verwendung eines sicheren Passworts
• Verwendung eines anonymen Benutzernamens, der keinen Rückschluss auf deine Person zulässt und den du nicht auf anderen Webseiten verwendest
• Verwendung einer E-Mail-Adresse, die keinen Rückschluss auf deine Person zulässt
• Sichere Aufbewahrung deiner Zugangsdaten
• Keinesfalls Weitergabe deiner Zugangsdaten

Nein, absolut hundertprozentige Sicherheit kann nicht garantiert werden.

Es ist zwar sehr unwahrscheinlich, aber es können immer unvorhersehbare bzw. unumgängliche Katastrophen passieren, die einen Datenverlust zur Folge haben. Wie gesagt: Datensicherheit hat oberste Priorität für uns, wir können nur nicht ausschließen, dass irgendwann mal irgendwas passiert und Daten verloren gehen.

Deshalb solltest du auch in regelmäßigen Abständen deine Daten selbst exportieren.

Deine Daten werden auf dem bookamat-Server gesichert. Dieser befindet sich in Frankfurt und wird von der dogado GmbH laufend professionell betreut.

Die Daten, die du bei bookamat eingibst, werden auf dem bookamat-Server gesichert. Deine Daten werden in keinem Fall an Dritte weitergegeben (es sei denn, wir sind durch gesetzliche Bestimmungen dazu gezwungen, z.B. wenn du gegen bestehendes Recht verstößt). Wir werten deine Daten nur soweit aus, wie dies automatische Berechnungen innerhalb von bookamat erforden.

Um bookamat laufend zu verbessern und weiterzuentwickeln, werden Datensätze quantitativ ausgewertet (z.B. die Anzahlen von Buchungen, von verwendeten Steuerkonten, erstellten Anlagen etc.). Auf die eigentlichen Inhalte deiner Datensätze wird nicht zugegriffen.

Darüber hinaus findet keine Auswertung deiner Daten statt.

Ja. Wir haben alle notwendigen Maßnahmen ergriffen, um die DSGVO zu erfüllen.

Wir haben mit allen Subverarbeitern Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Weiters haben wir die erforderlichen Datensicherheitsmaßnahmen umgesetzt und dokumentiert, sowie ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt.

Wir haben außerdem unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen angepasst und um eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erweitert (diese Vereinbarung kann im Bereich der AGB heruntergeladen werden).

Für die Umsetzung der Auskunftsrechte haben wir sichergestellt, dass alle Daten, für die wir als Verantwortlicher auftreten, abgefragt, geändert oder gelöscht werden können.

Beides.

Wir sind Verantwortlicher im Hinblick auf die Rechnungsanschrift und die Feedback-Mails. Für diese Inhalte gelten auch die Auskunftsrechte.

Wir sind Verarbeiter im Hinblick auf alle Daten, die innerhalb der Applikation eingegeben werden. Das sind alle Buchhaltungsdaten inklusive Anhangsuploads. Deshalb bekommst du im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen auch eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (diese Vereinbarung kann dort als PDF heruntergeladen werden). Für diese Daten bist du als bookamat-Kunde im Sinne der DSGVO selbst der Verantwortliche.

Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Teil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und kann dort auch als PDF heruntergeladen werden. Die Vereinbarung regelt das Verhältnis zwischen Kunde (Verantwortlicher) und bookamat (Verarbeiter).

Du hast als Kunde das Recht auf Auskunft, Löschung und Berichtigung deiner Daten, für die wir als Verantwortlicher auftreten. Diese Rechte kannst du jederzeit wahrnehmen, indem du uns eine E-Mail an schickst.

Wichtiger Hinweis: Diese Rechte gelten nicht für Daten, für die wir Verarbeiter sind – das sind zB deine gesamten Buchhaltungsdaten, die du innerhalb der Applikation vollständig herunterladen kannst. Für diese Daten bist du der Verantwortliche und wir der Verarbeiter.

Folgende Subverarbeiter verwenden wir zur Erfüllung der im Vertrag erwähnten Leistungen:

• Stripe — Bezahlung per Kreditkarte/Überweisung.
• Postmark — Versenden von Server-Mails, Beleg-Upload per Mail.
• Front — Feedback/Support.
• Campaignmonitor — Newsletter.
• AWS — Doppelt verschlüsseltes Zusatz-Backup (kein Zugriff auf Daten durch AWS).
• Azure OpenAI Service — KI für Beleganalyse.
• dogado GmbH — Hosting, Server-Management und Backup.

Wir haben mit allen Subverarbeitern die notwendigen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Es gibt ein paar technische Voraussetzungen, um bookamat nutzen zu können:

• Du benötigst einen Computer mit Internetanschluss
• Du benötigst einen Browser (Details dazu findest du unter "Welche Browser unterstützt bookamat?")

bookamat unterstützt folgende Browser in ihren jeweils aktuellsten Versionen unter Windows, Mac OS und Linux:

• Chrome
• Firefox
• Internet Explorer
• Edge
• Opera
• Safari

Bitte beachte, dass die Einstellungen deines Browser folgende Erfordernisse erfüllen müssen:

• Javascript muss aktiviert sein
• das Setzen von Cookies muss erlaubt sein

Wir empfehlen die Verwendung eines modernen, standardkonformen Browsers (z.B. Firefox, Chrome, Safari).

Nein, bookamat kann nicht offline benutzt werden.

bookamat kostet € 120,- (exkl. 20% UST) pro Paket.

Jedes Paket deckt ein Kalenderjahr ab. So kannst du beispielsweise mit dem Paket 2021 alle Daten für das Jahr 2021 erfassen.

Nein.

Sobald du ein Paket (eine Jahresversion) von bookamat bezahlt hast, kannst du dieses – für die Dauer seiner Verfügbarkeit – in vollem Umfang nutzen. Der Link "Leistungsumfang" unter "Mein Account" beschreibt den Umfang des jeweiligen Pakets.

Jedes Paket deckt ein Kalenderjahr ab. So kannst du beispielsweise mit dem Paket 2021 alle Daten für das Jahr 2021 erfassen.

Egal wann du bestellst: Jedes Paket (jede Jahresversion) gilt vom 1. Januar des Kalenderjahres, in dem es bestellt wurde, bis mindestens zum 31. Dezember des Folgejahres.

Wir sind jedoch bestrebt, dir deine Daten eines Pakets auch nach dessen Ablaufdatum weiterhin zur Verfügung zu stellen.

Jedes Paket deckt ein Kalenderjahr ab. So kannst du z.B. mit dem Paket 2021 alle Daten für das Jahr 2021 erfassen, mit dem Paket 2020 alle Daten des Jahres 2020.

Warum? Es macht wenig Sinn, jahresübergreifende Pakete anzubieten.
Zunächst wird jede Buchhaltung jährlich abgeschlossen: Du benötigst also (außer in Ausnahmefällen) ein Paket, das es dir ermöglicht, die Buchhaltungsdaten eines gesamten Jahr zu erfassen (unabhängig davon, wann du damit beginnst). Weiters macht es Sinn, Pakete auch in technischer/systematischer Hinsicht zu unterscheiden: Wir entwickeln bookamat laufend weiter und berücksichtigen dabei auch steuerrechtliche Neuerungen – diese Vorhaben lassen sich am Besten mit Hilfe der Unterteilung in Jahrespakete umsetzen.

Du musst jedes Jahrespaket von bookamat spätestens mit Ablauf der kostenlosen Testphase bezahlen – natürlich nur dann, wenn du bookamat weiterhin nutzen willst.

Unter "Mein Account" kannst du verschiedene Jahrespakete bestellen und mit Kreditkarte oder Banküberweisung bezahlen.

Nein. Auch wenn du ein Jahrespaket erst im Oktober kaufst (oder sogar erst im folgenden Jahr), kannst du damit die Buchhaltung des gesamten Jahres erledigen und zahlst daher den regulären Paketpreis.

Die Paragraphen §131 und §132 der Bundesabgabenordnung regeln die Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen sowie die Zurverfügungstellung von Daten auf Datenträgern.

bookamat entspricht diesen Regelungen.

Deine Daten werden garantiert im Rahmen der Vertragslaufzeit aufbewahrt.

Darüber hinaus sind wir bemüht, dir den Zugang zu deinen Daten über die Applikation weiterhin zur Verfügung zu stellen. Abgesehen davon kannst du deine Daten aber auch jederzeit vollständig exportieren und somit die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrungspflicht einhalten.

Ja. Wenn du rechtzeitig (d.h. vor Ablauf der Testphase) ein Jahrespaket kaufst.

Falls du während der Testphase kein Paket bestellt hast, werden deine Daten nach Ablauf der Testphase vollständig und unwiderruflich gelöscht. Eine Wiederherstellung deiner Daten nach Ablauf der Testphase ist nicht möglich.

Wir schicken dir in der Testphase E-Mails mit Hilfestellungen und Informationen zur Bedienung von bookamat. Abgesehen davon bekommst du eine Erinnerung vor Ablauf der Testphase sowie eine Bestätigung nach Ablauf der Testphase (falls du in der Zwischenzeit kein Paket gekauft hast). Zusätzlich erhältst du direkt nach der Registrierung ein Mail mit Infos zu den ersten Schritten mit bookamat.

Unter "Mein Account > Newsletter" kannst du die verschiedenen Newsletter verwalten und abbestellen.

Du kannst eigene Zahlungsmittelkonten (z.B. Bank, Kreditkarte) anlegen. Die Steuer- und Umsatzsteuerkonten sind vorgegeben und du kannst die für dich relevanten Konten aktivieren.

Wir haben uns dazu entschieden, das Anlegen eigener Steuer-/Umsatzsteuerkonten nicht zu ermöglichen. Erstens wäre diese Option sehr fehleranfällig, weil alle Reports (z.B. UVA, ZM, MOSS, IOSS, EU-OSS, E1a) auf korrekt erstellten Konten basieren. Zweitens können Steuerberater davon ausgehen, dass jede mit bookamat erstellte Buchhaltung auf denselben Konten beruht (auch der Wechsel eines Steuerberaters wird dadurch einfacher).

Ja. Wenn du ein neues Jahrespaket kaufst, kannst du bestimmte Inhalte (z.B. Einstellungen, Buchungsvorlagen, Anlagen) aus einem bestehenden Jahr automatisch übernehmen.

Die Zusammenarbeit mit Steuerberatungen ist uns sehr wichtig und wir arbeiten ständig an der Optimierung der Datenübergabe. Momentan kannst du deiner Steuerberatung alle Daten in Form eines Exports (PDF, XLS, CSV) zur Verfügung stellen.

Wenn deine Steuerberatung mit BMD arbeitet, kannst du den BMD-Export (Buchungsjournal, Anlagenverzeichnis, Saldenliste, Anhänge) verwenden. Deine Steuerberatung kann damit deine gesamte Buchhaltung automatisch einspielen.

Außerdem kann sich deine Steuerberatung registrieren und – nachdem du das bestätigt hast – direkt auf deine Daten zugreifen (reiner Lesezugriff).

bookamat erstellt Reports für die Umsatzsteuervoranmeldung (U30) und Umsatzsteuererklärung (U1), die zusammenfassende Meldung (ZM), für MOSS/IOSS/EU-OSS sowie die Einkommensteuer (E1a). Außerdem gibt es einen Report zur Berechnung der Sozialversicherungsabgaben.

Ja. Mit bookamat kannst du ein Anlagenverzeichnis führen, wobei AfA und Restbuchwert automatisch aufgrund der Abschreibungsdauer und Abschreibungsart ermittelt werden.

Ja. Du kannst ganz einfach bei jeder Buchung den privaten/betrieblichen Anteil definieren. Eine Gegenbuchung ist nicht notwendig.

Ja. Du kannst mit bookamat sämtliche innergemeinschaftlichen Geschäfte (IG Lieferungen, IG Leistungen, IG Erwerb von Lieferungen, IG Erwerb von Leistungen) und Drittlandsgeschäfte (Drittland Lieferungen, Drittland Leistungen, Drittland Erwerb von Leistungen, Einfuhrumsatzsteuer) erfassen.

Ja. Mit dem Beitragsrechner Sozialversicherung kannst du deine Abgaben berechnen und verschiedene Szenarien durchspielen (z.B. wie sich die Abgaben verringern, falls am Jahresende zusätzliche Ausgaben gebucht werden).

Ja. Mit dem Beitragsrechner Einkommensteuer kannst du deine Abgaben berechnen und verschiedene Szenarien durchspielen (z.B. wie sich die Abgaben verringern, falls am Jahresende zusätzliche Ausgaben gebucht werden).

Wir berechnen dir außerdem auf Grundlage deiner Buchungen das Betriebsergebnis im Rahmen der Einkommensteuer Beilage E1a (bzw. E6a). Dieses kannst du bzw. dein Steuerberater/Buchhalter im Rahmen deiner Einkommensteuererklärung nutzen.

Ja. Du kannst pro Buchung bis zu 3 Belege hochladen (max. 5 MB pro Beleg). Außerdem kannst du Rechnungen oder Belege per E-Mail (max. 5 Anhänge per E-Mail, max. 5 MB pro Anhang) oder im Bereich "Uploads" hochladen.

Nein.

Folgende Daten kannst mit bookamat exportieren:

• die Jahresübersichten (gegliedert nach Monaten, Zahlungsmittelkonten, Steuerkonten und Kostenstellen)
• die monatlichen Buchungsübersichten samt Buchungsdetails
• alle Buchungen eines Jahres samt Buchungsdetails
• die offenen Buchungen samt Buchungsdetails
• die Berechnung der Umsatzsteuervoranmeldungen
• die Berechnung der Umsatzsteuererklärung
• die Berechnung der Zusammenfassenden Meldungen
• die Berechnung der MOSS Umsatzsteuererklärungen
• die Berechnung der IOSS Umsatzsteuererklärungen
• die Berechnung der EU-OSS Umsatzsteuererklärungen
• die Berechnung des Betriebsergebnis
• die Anlagenübersicht
• die Anhänge, die du hochgeladen hast
• jede Art von Buchungsabfrage, die du tätigst
• sowie ein Gesamt-Backup aller Daten

Zudem gibt es einen BMD-Export (Buchungsjournal, Anlagenverzeichnis, Saldenliste, Anhänge), den du einer Steuerberatung zur Verfügung stellen kannst.

Du kannst deine Daten auf Wunsch in folgenden Formaten exportieren:

• als PDF-Dateien
• als Excel-Dateien
• den Gesamt-Download als PDF- und Excel-Dateien

Weiters können bestimmte Reports für die direkte Verwendung in FinanzOnline exportiert werden:

• Umsatzsteuervoranmeldungen als XML-Datei für die Verwendung in FinanzOnline
• Umsatzsteuererklärung als XML-Datei für die Verwendung in FinanzOnline
• Zusammenfassende Meldungen als XML-Datei für die Verwendung in FinanzOnline
• MOSS Umsatzsteuererklärungen als XML-Datei für die Verwendung in FinanzOnline
• IOSS Umsatzsteuererklärungen als XML-Datei für die Verwendung in FinanzOnline
• EU-OSS Umsatzsteuererklärungen als XML-Datei für die Verwendung in FinanzOnline

Informationen zum Export für FinanzOnline findest du im Blogeintrag "XML Exports für FinanzOnline".

Du solltest deine Daten in regelmäßigen Abständen, jedoch zumindest zum Abschluss eines Jahres exportieren (z.B. Gesamt-Download als PDF- und Excel-Dateien). So ist auch sichergestellt, dass du – im unwahrscheinlichen Fall eines Datenverlustes – deine Buchungsdaten weiterhin lokal zur Verfügung hast.

Weiters kannst du deine Daten natürlich immer dann exportieren, wenn du sie – z.B. für deine Steuerberatung – benötigst.

Ja, du kannst folgende Reports als XML-Dateien exportieren, die du dann wiederum in FinanzOnline hochladen kannst, um Erklärungen zu erstellen:

• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Umsatzsteuererklärung
• Zusammenfassende Meldungen
• MOSS Umsatzsteuererklärungen
• IOSS Umsatzsteuererklärungen
• EU-OSS Umsatzsteuererklärungen

Weitere Informationen dazu findest du im Blogeintrag "XML Exports für FinanzOnline".

Ein Export der Einkommensteuererklärung ist derzeit nicht möglich. Der Grund dafür liegt darin, dass Einkommensteuererklärungen aus mehreren Teilen bestehen, die sich nicht alle auf Einnahmen und Ausgaben als selbständiger Unternehmer beziehen (sondern teilweise auch privater Natur sind). bookamat deckt hier nur den betrieblichen Teil ab (Formular E1a bzw. E6a). Eine automatische Erstellung der gesamten Einkommensteuererklärung ist deswegen nicht möglich.

Nein, bookamat verwendet ausschließlich das Prinzip der Ist-Besteuerung. Solltest du der Soll-Besteuerung unterliegen, ist bookamat nicht geeignet.

Detaillierte Informationen dazu finden sich in den Blogeinträgen Soll- und Ist-Besteuerung und Durchgängiges Prinzip der Ist-Besteuerung.

bookamat enthält keine Kundenverwaltung. Die frei definierbaren Kostenstellen können dazu verwendet werden, Buchungen einem bestimmten Kunden oder Projekt zuzuordnen.

bookamat ist nicht mandantenfähig. Es gibt einen Benutzerzugang pro Account. Weitere Benutzer können derzeit nicht definiert werden.

Du kannst aber deiner Steuerberatung hinzufügen. Deine Steuerberatung muss sich dafür registrieren und bekommt – nachdem du das bestätigt hast – Lesezugriff auf deine Daten.

bookamat enthält keine Rechnungslegung.